Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan Fjordlaks som behandlingsansvarlig behandler dine personopplysninger som ansatt og arbeidssøker.
Formål
Personopplysningene brukes til å kunne administrere arbeidsforholdet til de ansatte, altså for å kunne ivareta selskapets forpliktelser som Arbeidsgiver. Herunder kan nevnes lønnsutbetaling, sykefraværsoppfølging, permisjoner m.m. Oppsummert kan vi si at det rettslige grunnlaget enten er for å oppfylle kontrakten mellom partene eller at det finnes en Lovlig forpliktelse. De lovlige forpliktelsene finnes blant annet i Personopplysningsloven av 2018, Arbeidsmiljøloven, Folketrygdloven og Bokføringsloven. Mer informasjon om behandling av personopplysninger kan finnes på Datatilsynets hjemmesider.
Om Personopplysningene
Personopplysninger som behandles er blant annet navn, adresse, fødselsnummer, lønnskontonummer, stillings- og lønnsinformasjon og ansattnummer. Personopplysninger vil også fremkomme i annen dokumentasjon, for eksempel knyttet til sykefraværsoppfølging.
Personopplysningene innhentes hovedsakelig fra den informasjonen du gir fra deg via søknad/CV, samt ulike papir- og elektroniske skjema. Opplysninger kan også komme fra andre som f.eks. NAV, Skatteetaten og rekrutteringsselskap.
Det er frivillig å gi fra seg opplysninger, men denne Personvernerklæringen må aksepteres dersom partene skal inngå en ansettelsesavtale.
Personopplysninger om ansatte behandles hovedsakelig i:
• Lønns- og HRM system
• Personalmappe i elektronisk arkivsystem og papirdokumenter i arkivskap
• Tidsregistreringssystem
Eksempler på dokument som behandles og lagres:
• Søknad, CV, attester og vitnemål
• Arbeidsavtale og dokumentasjon om endringer i arbeidsforholdet
• Lønnsinformasjon
• Permisjoner
• Informasjon om fratreden
• Sykefraværsoppfølging
Personopplysninger kan overføres til tredjepart i den grad dette er nødvendig av hensyn til virksomheten eller er påbudt ved hjemmel i lov eller forskrift. Eksempler på dette er leverandører av program og tjenester. Fjordlaks har underskrevet Databehandleravtale med disse selskapene.
Personopplysningene overføres som hovedregel ikke til land utenfor EU/EØS.
Fjordlaks sletter personopplysninger i samsvar med til enhver tid relevant lovgivning. Dette innebærer blant annet:
• Personopplysninger fra arbeidssøkere som ikke blir ansatt slettes når ansettelsesprosessen er ferdig
• Når ansatt slutter blir personalmappen gjennomgått og unødvendig dokumentasjon blir slettet. Fjordlaks vil allikevel bevare noe informasjon knyttet til hvem som har jobbet i virksomheten, type stilling og varighet i minimum 5 år.
• Personopplysninger i Lønns- og HRM system slettes 5 hele år etter sluttdato.
• Tidsregistrering kan bes anonymisert 5 år etter sluttdato.
• Sykefravær makuleres 2 hele kalenderår etter sluttdato.
Tilgang til personopplysninger
Tilgangen til personopplysninger er begrenset av behovet for å ivareta den ansattes arbeidsforhold og interesser. Personer med tilgang kan være leder, HR-funksjonen og lønnsavdeling.
Lønnsslipper sendes kryptert på e-post.
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.
Ansattes rettigheter
Som ansatt har du rett til innsyn i personopplysninger som vi lagrer om deg. Dersom du ber om slikt innsyn, har du krav på svar innen 30 dager. Du har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller unødvendige opplysninger blir korrigert og/eller slettet.
Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller hvis du mener behandlingen er i strid med personvernreglene. Informasjon om hvordan du går frem finner du på nettsidene til Datatilsynet.
Spesielt om elektroniske spor
Gjennom arbeidet vil en ansatt legge igjen elektroniske spor, slik som Iphone, iPad og datamaskin, Digitale løsninger, for eksempel e-post, kalender, OneDrive og Evolution, samt Kameraovervåkning. Arbeidsgiver benytter ikke opplysningene til overvåking av den ansatte. Tilgangen til disse opplysningene er sterkt regulert og benyttes ved særskilte behov, som for eksempel innbrudd, tyveri eller andre alvorlige lovbrudd.
Kontaktinformasjon
Fjordlaks AS
Personalsjef Jenny Ann Skår
70103800
firmapost@fjordlaks.no